Im Laufe der Jahre des anhaltenden Wachstums wurden hochspezialisierte Anwendungs- und Organisationsmodelle entwickelt, um die Bereiche Vertrieb, Vertriebsnetz und Personalwesen zu steuern und zu verwalten.
Gewerbegebiet
- Ein sehr detailliertes Datenrepository wird mit Verkaufsdaten auf Belegebene und allen logistischen Warenbewegungen gespeist.
- Vollständige Umsatzkostenrechnung mit einer mehrstufigen Marge, die sowohl die mit der Bestellung verbundenen Einkaufsbedingungen als auch die Jahresendverträge berücksichtigt, die rückwirkende Aktualisierungen festlegen.
- Aktivierung des Berichtswesens, täglich und mit besonderem Augenmerk wöchentlich, zur Überwachung von Margenabweichungen (Vergleich der vergangenen Woche mit der Vorwoche und Vergleich der wöchentlichen und monatlichen Trends mit dem Vorjahr).
- Die Gründe für Margenabweichungen werden dem Käufer wöchentlich mitgeteilt, damit er beurteilen kann, ob ein Eingriff in die Einkaufsbedingungen oder eine Anpassung des Einzelhandelspreises erforderlich ist.
- Überwachung des Fortschritts bei der Auftragsvergabe in Lieferantenbeziehungen und Erstellung des kommerziellen Budgets.
- Tägliche Überprüfung des Filialbetriebs (z. B. bekannte Bestandsdifferenzen, lokale SVAs, Aktionsangebote).
- Etwa alle drei bis vier Wochen werden die Bilanzen der Frischeabteilungen verarbeitet und die gesamten Bestandsdifferenzen durch Vergleich der theoretischen Marge mit der tatsächlichen Marge ermittelt.
- Zu Beginn jeder Woche wird der Lagerbestand anhand der Verkaufs- und Einkaufsdaten der Vorwochen überprüft, um eine ausreichende Warenversorgung für Samstage sicherzustellen. Dabei wird besonderes Augenmerk auf Produkte mit hohem Absatzvolumen gelegt und Inspektoren sowie Filialleiter werden einbezogen.
- Kommerzielle Berichterstattung für Management und Vertrieb, die in unterschiedlichen Abständen, von wöchentlich bis monatlich, veröffentlicht wird.
Personalbereich
- Tägliche Erfassung der Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter nach Einzelperson und Kostenstelle.
- Monatliche Erfassung der Lohnkostendaten für jeden Mitarbeiter und jeden Kostenposten, der von den Lohnabrechnungsagenturen verarbeitet wird.
- Tägliche Ermittlung der Kosten für Zeitarbeit auf Grundlage der im Geschäft erfassten Anwesenheitsdaten und der Tarifvereinbarungen mit den Zeitarbeitsfirmen.
- All dies fließt in einen Zuteilungsprozess ein, der die Arbeitskosten pro Filiale/Abteilung auf Tages-/Wochen-/Monatsbasis ermittelt.
- Bereitstellung aller Berichtsdienste:
- Tägliche Produktivitätsberichte nach Filiale/Abteilung, die bis 10:00 Uhr des Folgetages an die Inspektoren gesendet werden; Überwachung von Feiertagen, Überstunden und anderen Indikatoren für die Personalabteilung;
- Produktivität und monatliche Kosten für Vertrieb und allgemeines Management.
In den vergangenen zehn Jahren konnte das Unternehmen seine Gewinnmargen und Produktivität kontinuierlich steigern und seine Filialen immer besser bestücken. Auch die Management-Controlling-Funktion wurde organisatorisch gestärkt.
